Klachtenreglement
Caprimoon
Bij CapriMoon doen we er alles aan om onze trainingen, opleidingen en online programma’s zorgvuldig en met aandacht te verzorgen. Toch kan het gebeuren dat je ergens niet tevreden over bent. In dit klachtenreglement lees je hoe je een klacht kunt indienen, wat je van ons mag verwachten en hoe we samen zorgen voor een zorgvuldige afhandeling.
1. Een klacht indienen
Je mag een klacht altijd bij ons melden, mondeling of schriftelijk. Het kan gaan om gedrag of uitspraken van een van onze teamleden of van iemand die in opdracht van CapriMoon werkt.
We vragen je om je klacht bij voorkeur per email te sturen naar info@caprimoon.nl, met daarin:
-
Een korte beschrijving van wat er is gebeurd.
-
De datum waarop het plaatsvond.
-
Wie erbij betrokken waren.
2. Bevestiging van ontvangst
Binnen twee weken ontvang je van ons een bevestiging per email. We herhalen daarin kort de inhoud van je klacht, zodat je weet dat we je goed begrepen hebben. Elke klacht wordt vastgelegd in ons interne klachtenregister, zodat we de voortgang en afhandeling zorgvuldig kunnen volgen.
3. Behandeling van je klacht
Na ontvangst van je klacht bekijken we samen wat er nodig is. Zowel jij als eventuele betrokkenen krijgen de ruimte om hun verhaal te doen. Van het gesprek maken we een kort verslag dat we met alle betrokkenen delen. Als het beter is dat een onafhankelijke partij naar de klacht kijkt, bespreken we dit met jou en leggen we uit wat de vervolgstappen zijn.
4. Wanneer hoor je van ons?
Binnen vier weken na de ontvangstbevestiging ontvang je een inhoudelijke reactie op je klacht. Daarin staat wat we hebben onderzocht, wat onze bevindingen zijn en welke maatregelen we eventueel nemen. Lukt het niet binnen vier weken, bijvoorbeeld omdat het een complexe situatie is? Dan houden we je op de hoogte en laten we weten wanneer je onze definitieve reactie kunt verwachten.
5. Klachten die we niet kunnen behandelen
We behandelen geen klachten over situaties die langer dan één jaar geleden plaatsvonden. Je ontvangt daar binnen twee weken na je melding een bericht over.
6. Vertrouwelijkheid
Alles wat je met ons deelt wordt vertrouwelijk behandeld. Alleen de mensen die direct betrokken zijn bij het proces hebben toegang tot jouw informatie.
7. Wat als je het niet eens bent met de uitkomst?
Als je het niet eens bent met de manier waarop we je klacht hebben afgehandeld, kun je in beroep gaan. Dat kan via onze externe klachtenfunctionaris. Stuur hiervoor een bericht naar info@caprimoon.nl en we informeren je over de vervolgstappen.
Gaat het om een klacht over een opleiding? Dan kun je, als particuliere deelnemer, ook terecht bij de NRTO (Nederlandse Raad voor Training en Opleiding). Deze onafhankelijke organisatie biedt een eerlijke beroepsprocedure. Vraag ons gerust naar de details of kijk op nrto.nl.
Overzicht klachtenprocedure
Stap 1 – Je dient een klacht in, mondeling of schriftelijk.
Stap 2 – Je ontvangt binnen twee weken een bevestiging.
Stap 3 – We plannen (indien nodig) een gesprek en maken een verslag.
Stap 4 – Binnen vier weken ontvang je onze schriftelijke reactie.
Door open te staan voor jouw feedback, blijven we leren en verbeteren.
Heb je vragen over dit klachtenreglement of wil je iets bespreken? Mail ons op info@caprimoon.nl, we luisteren graag.